Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un règlement de l’Union européenne qui vise à protéger les données à caractère personnel et à garantir un certain niveau de confidentialité en ligne aux citoyens de l’UE. Whistling Duck LLC, la société à l’origine de CVSelection, considère ce texte législatif comme extrêmement important et soutient les dispositions énoncées dans le RGPD. Le présent document décrit la manière dont les données à caractère personnel sont traitées sur CVSelection, ainsi que les mesures mises en œuvre pour garantir la conformité au RGPD.
Comment nous traitons les données à caractère personnel Notre activité ne consiste pas à vendre les données de nos clients ou de leurs candidats ; vos données ne seront donc ni vendues ni partagées avec des tiers. Nous ne partageons ni ne relions vos données à aucun logiciel d’intelligence artificielle. CVSelection n’utilise pas de cookies ni d’autres technologies pour suivre les candidats. Chaque client peut définir sa propre politique de conservation des données. Nos serveurs sont situés aux Pays-Bas et sont conformes à la législation du RGPD.
CVSelection repose sur un certain nombre de principes généraux visant à trouver un équilibre entre flexibilité et respect de la vie privée. Nous avons conçu notre système pour utiliser le moins de services externes possible. Nous proposons un outil de recrutement fondé sur les principes de transparence et d’objectivité maximales, ainsi que sur une honnêteté absolue dans la prestation de ce service.
Nous ne collectons que les données nécessaires Lorsque des formulaires de candidature sont publiés, CVSelection doit collecter certaines informations personnelles. Après tout, les données personnelles sont au cœur d’une candidature. Cependant, contrairement à d’autres plateformes qui peuvent collecter de nombreuses données en arrière-plan, CVSelection ne recueille que les données personnelles que le candidat fournit activement. CVSelection n’utilise pas de cookies ni d’autres technologies pour suivre les candidats.
Nous permettons aux entreprises de définir leurs propres politiques d’expiration des données CVSelection compte des clients dans le monde entier et les politiques de conservation des données varient d’un pays à l’autre. C’est pourquoi CVSelection n’impose pas de politique de conservation des données spécifique. Au contraire, chaque client peut définir sa propre politique de conservation des données. Cela signifie que chaque client peut déterminer la durée de conservation des CV et des profils de candidats.
Confidentialité dès la conception Comme expliqué ci-dessus, CVSelection a été conçu en tenant compte dès le départ des préoccupations en matière de confidentialité. Plutôt que d’adopter une approche consistant à « collecter tout ce que nous pouvons », nous avons choisi de ne collecter que les données strictement nécessaires. CVSelection a été développé plusieurs années avant l’entrée en vigueur du RGPD, et l’équipe a apporté un certain nombre de modifications structurelles afin de faciliter certains aspects de la gestion des données à caractère personnel.
Transparence des données Grâce à cette politique, publiée sur notre site web, CVSelection explique clairement comment elle traite les informations personnelles. Lorsque CVSelection collecte des données, l’utilisateur y est clairement invité et aucune information personnelle supplémentaire n’est collectée en dehors de celles qui sont demandées. Les informations collectées auprès d’un candidat peuvent inclure les éléments suivants :
Pour des raisons de sécurité, CVSelection enregistre les informations suivantes lorsqu'un candidat dépose une candidature :
Ces informations sont enregistrées à des fins de sécurité et s'inscrivent dans le cadre des bonnes pratiques recommandées en matière de sécurité.
Droit d'accès Conformément au RGPD, les utilisateurs de l'UE disposent d'un droit d'accès à leurs données à caractère personnel et ont le droit d'obtenir des informations sur la manière dont ces données sont utilisées. CVSelection facilite ce processus. Notre société ne traite pas directement les informations relatives aux candidats. Elle se contente de stocker ces informations et de les mettre à la disposition de nos clients (les entreprises qui publient un formulaire de candidature). Par conséquent, pour comprendre comment leurs données sont utilisées, les utilisateurs de l’UE peuvent adresser leur demande directement à l’entreprise auprès de laquelle ils postulent. Toutes les informations collectées par CVSelection sont identiques à celles dont dispose l’entreprise en charge du processus de recrutement. CVSelection ne stocke aucune information supplémentaire sur les candidats.
Rectification et effacement Les utilisateurs de l’UE ont le droit de faire effacer leurs données dans un délai de 30 jours. CVSelection facilite ce processus. Sur notre site web, les entreprises peuvent supprimer des candidats individuels de leur processus de recrutement. Cela marquera automatiquement le profil pour suppression et le supprimera définitivement de nos serveurs dans un délai de 7 jours (nous ne supprimons pas définitivement les données instantanément en raison du risque de perte accidentelle d’informations critiques). Du point de vue de l’intégrité des données, les informations indiquant qu’un candidat a postulé et a suivi le processus de recrutement ne peuvent pas être effacées. Afin d’effacer les données à caractère personnel, le nom du candidat dans les journaux d’activité est remplacé par un nom générique, une fois le profil lui-même supprimé.
Il est important de noter que des sauvegardes de nos bases de données sont effectuées – et qu’il n’est pas possible de modifier ces sauvegardes rétroactivement. Cela signifie que les informations à caractère personnel sont toujours stockées dans ces bases de données. Toutefois, les sauvegardes sont mises à jour de manière continue, et ne sont conservées que pendant 30 jours.
Sécurité des données à caractère personnel Les données téléchargées sur CVSelection sont protégées au mieux de nos capacités, en tenant compte des pratiques et mesures de sécurité recommandées pour limiter et contrôler l’accès aux serveurs et aux données. Ces mesures comprennent notamment :
Les informations stockées sur le serveur lui-même sont en outre protégées par :
Nos serveurs sont situés aux Pays-Bas.
Sécurité des fichiers téléchargés En fonction des paramètres de l’offre d’emploi, les candidats peuvent être autorisés à télécharger des fichiers (tels qu’un CV ou une lettre de motivation). Pour nos clients, nous assurons un premier niveau de détection des virus et des logiciels malveillants sur les fichiers téléchargés, mais ce service est fourni à titre gracieux. Il est recommandé aux clients de toujours analyser les fichiers qu’ils téléchargent à partir de sources non fiables (telles que les candidats postulant à des offres d’emploi). Si un client souhaite éliminer les risques liés au téléchargement de fichiers, nous lui recommandons de poser toutes les questions pertinentes dans le formulaire de candidature et de désactiver le téléchargement de fichiers dans le cadre de ses pratiques de recrutement.
Si nous prenons connaissance d’une violation, nous en informerons l’autorité de contrôle sans retard injustifié, sauf si la violation est peu susceptible d’entraîner un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.
Consentement au stockage dans la base de données CVSelection propose des options pour une « base de données des candidats » dédiée qui permet aux organisations de conserver les informations sur les candidats pendant une période plus longue. Cette fonctionnalité peut être utilisée par les entreprises, car nous avons mis en place un système simple permettant de demander l’autorisation des candidats pour cette option de stockage à long terme. Le stockage à long terme des données des candidats n’a lieu que si cette fonctionnalité a été activée dans l’offre d’emploi et si le candidat donne son accord au cours du processus de candidature.
Suivi des accès individuels Nous enregistrons les détails des CV téléchargés et des autres actions effectuées par les utilisateurs ayant accès aux candidats. Ces journaux sont accessibles à chaque client (mais, au sein de l’équipe, uniquement aux personnes disposant des privilèges d’« Administrateur général » ou d’« Administrateur des offres d’emploi »). Outre l’enregistrement des modifications et des téléchargements, nous consignons également quand les profils des candidats sont consultés et par qui. Cela permet aux utilisateurs disposant du niveau « Administrateur général » ou « Administrateur des offres d’emploi » d’examiner en détail les accès aux données et les téléchargements.
Fonctionnalité de connexion pour les candidats Par défaut, les candidats postulent une seule fois à une offre d’emploi en remplissant un formulaire de candidature. Nous ne créons pas de profil utilisateur et ne stockons pas de cookies. Cela signifie qu’ils doivent saisir à nouveau les mêmes informations s’ils postulent à un autre poste au sein de la même entreprise. Pour les candidats enregistrés dans une base de données à long terme qui postulent à nouveau auprès de la même entreprise, nous leur offrons la possibilité de créer un compte et de postuler à différents postes sans avoir à saisir les mêmes informations. Nous avons mis en place des fonctionnalités supplémentaires à leur intention afin de garantir également la conformité au RGPD (et, par exemple, de leur permettre de supprimer leur propre profil).